Front Office

A.         JENIS DAN DATA FRONT OFFICE TERDAPAT PADA DOKUMEN SEBAGAI BERIKUT :

1.       Expeted Arrival List (EAL)

Daftar tamu di harapkan tiba adalah suatu daftar tentang tamu – tamu yang diharapkan tiba pada satu tanggal karena telah memesan kamar. Daftar tamu diharapkan tiba dibuat oleh petugas pemesanan kamar setiap sore untuk tamu – tamu yang telah memesan kamar, sehari sebelum tamu tiba. Dengan membaca daftar tamu diharapkan tiba maka akan mengetahui tamu – tamu yang akan tiba hari itu sehingga dapat mengadakan persiapan sebaik – baiknya. Adapun informasi yang tercantum pada daftar tamu diharapkan tiba adalah :

a.        Tanggal kedatangan tamu.

b.        Nama tamu yang dikelompokan atas : tamu VIP, tamu rombongan dan tamu perorangan.

c.        Jumlah / jenis kamar yang dipesan.

d.        Jumlah orang dalam kamar.

e.        Tanggal keberangkatan tamu.

f.         Jenis kendaraan atau nomor penerbangan yang dipakai saat tiba.

g.        Jam tiba.

h.        Catatan tentang hal – hal yang perlu diperhatikan khusus.

Daftar tamu diharapkan tiba ini akan dikirim kepada pimpinan departemen atau seksi lain agar mereka mengetahui dan memaklumi tamu – tamu yang tiba hari itu dalam usahanya ikut memberikan pelayanan sebaik – baiknya. Daftar tamu yang diharapkan tiba dibuat berdasarkan slip pemesanan kamar.

2.       Daftar A

Sesuai dengan peraturan pemerintah no.15 tahun 1954 pasal 5 ayat 3, pengelolaan hotel diwajibkan melaporkan kepada polisi terdekat tamu – tamu yang menginap dihotelnya selambat – lambatnya dalam waktu    1 X 24 jam.

Adapun informasi yang perlu dicantumkan pada laporan (daftar A) tersebut sesuai dengan informasi yang dibutuhkan hotel dalam kartu registrasi maka kartu registrasi dan daftar A dibuat sedemikian rupa sehingga sama kecuali pada kartu registrasi pada bagian bawahnya ditambahkan kolom – kolom untuk :

a.       Nomor kamar

b.       Jumlah orang

c.       Harga kamar

d.       Catatan pembayaran

e.       Paraf penerima tamu.

3.       Guest slip / room rack slip / information slip.

Slip rak kamar atau room rack slip. Untuk menghemat waktu pembuatannya maka pengetikan slip rak kamar diketik bersama – sama dengan rekening tamu.

Pengetikan slip rak kamar untuk tamu rombongan diketik tersendiri tidak bersama – sama dengan rekening tamu. Slip rak kamar untuk tamu perorangan didasarkan pada kartu registrasi, sedang slip rak kamar untuk tamu rombongan didasarkan pada daftar nama rombongan atau rooming list. Slip pada tamu perorangan dibuat rangkap empat masing – masing untuk :

a.       Rak kamar (room rack)

b.       Rak informasi (information rack)

c.       Rak telepon operator

d.       Tata graha (house keeping)

Pengetikan slip rak kamar untuk tamu rombongan sama susunannya seperti slip tamu perorangan hanya bedanya :

a.       Slip tamu rombongan tidak mencantumkan harga kamar Karena harga kamar akan dicantumkan pada master bill untuk rombongan.

b.       Slip tamu rombongan tidak mencantumkan alamat dan sebagai gantinya adalah nama dari rombongan tersebut.

c.       Kebangsaan dari tiap – tiap anggota tamu rombongan adalah disesuaikan dengan kebangsaan dari pimpinan rombongannya  .

Housekeeping

Definisi Housekeeping Department

Dalam bahasa inggris Houseberarti  rumah, gedung, wisma,hotel. Sedangkan Keepingmempunyai arti Memelihara, merawat, menjaga. Oleh sebab itu Housekeeping di sebut juga Tata Graha.

Housekeeping (tata graha) adalah bagian dari departemen hotel yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, melaporkan kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar rumah (hotel) tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.

Departemen housekeeping tidak hanya mempersiapkan kamar-kamar tamu, namun secara keseluruhan bertanggng jawab menjaga, merawat dan membersihkan semua fasilitas hotel tersebut bersih, rapi dan nyaman. Oleh sebeb itu, semua aktivitas housekeeping bertujuan untuk memaksimalkan pemeliharan, perawatan dan kebersihan hotel secara menyeluruh dapat terjaga dengan baik.

Karyawan housekeeping memberikan pelayanan terhadap kelancaran, kesiapan dan pemeliharaan kamar tamu, public area, restaurant, meeting room, laundry, sarana olahraga dan fasilitas lainnya. Mereka merupakan bagian dari team yang selalu siap mempersiapkan dan menyambut kedatangan tamu-tamu hotel. Karyawan housekeeping sangat peduli terhadap kenyaman tamu dengan cara memperhatikan hal-hal yang detail dan menindaklanjuti segala perbaikan-perbaikan yang diperlukan.