Front Office

A.         JENIS DAN DATA FRONT OFFICE TERDAPAT PADA DOKUMEN SEBAGAI BERIKUT :

1.       Expeted Arrival List (EAL)

Daftar tamu di harapkan tiba adalah suatu daftar tentang tamu – tamu yang diharapkan tiba pada satu tanggal karena telah memesan kamar. Daftar tamu diharapkan tiba dibuat oleh petugas pemesanan kamar setiap sore untuk tamu – tamu yang telah memesan kamar, sehari sebelum tamu tiba. Dengan membaca daftar tamu diharapkan tiba maka akan mengetahui tamu – tamu yang akan tiba hari itu sehingga dapat mengadakan persiapan sebaik – baiknya. Adapun informasi yang tercantum pada daftar tamu diharapkan tiba adalah :

a.        Tanggal kedatangan tamu.

b.        Nama tamu yang dikelompokan atas : tamu VIP, tamu rombongan dan tamu perorangan.

c.        Jumlah / jenis kamar yang dipesan.

d.        Jumlah orang dalam kamar.

e.        Tanggal keberangkatan tamu.

f.         Jenis kendaraan atau nomor penerbangan yang dipakai saat tiba.

g.        Jam tiba.

h.        Catatan tentang hal – hal yang perlu diperhatikan khusus.

Daftar tamu diharapkan tiba ini akan dikirim kepada pimpinan departemen atau seksi lain agar mereka mengetahui dan memaklumi tamu – tamu yang tiba hari itu dalam usahanya ikut memberikan pelayanan sebaik – baiknya. Daftar tamu yang diharapkan tiba dibuat berdasarkan slip pemesanan kamar.

2.       Daftar A

Sesuai dengan peraturan pemerintah no.15 tahun 1954 pasal 5 ayat 3, pengelolaan hotel diwajibkan melaporkan kepada polisi terdekat tamu – tamu yang menginap dihotelnya selambat – lambatnya dalam waktu    1 X 24 jam.

Adapun informasi yang perlu dicantumkan pada laporan (daftar A) tersebut sesuai dengan informasi yang dibutuhkan hotel dalam kartu registrasi maka kartu registrasi dan daftar A dibuat sedemikian rupa sehingga sama kecuali pada kartu registrasi pada bagian bawahnya ditambahkan kolom – kolom untuk :

a.       Nomor kamar

b.       Jumlah orang

c.       Harga kamar

d.       Catatan pembayaran

e.       Paraf penerima tamu.

3.       Guest slip / room rack slip / information slip.

Slip rak kamar atau room rack slip. Untuk menghemat waktu pembuatannya maka pengetikan slip rak kamar diketik bersama – sama dengan rekening tamu.

Pengetikan slip rak kamar untuk tamu rombongan diketik tersendiri tidak bersama – sama dengan rekening tamu. Slip rak kamar untuk tamu perorangan didasarkan pada kartu registrasi, sedang slip rak kamar untuk tamu rombongan didasarkan pada daftar nama rombongan atau rooming list. Slip pada tamu perorangan dibuat rangkap empat masing – masing untuk :

a.       Rak kamar (room rack)

b.       Rak informasi (information rack)

c.       Rak telepon operator

d.       Tata graha (house keeping)

Pengetikan slip rak kamar untuk tamu rombongan sama susunannya seperti slip tamu perorangan hanya bedanya :

a.       Slip tamu rombongan tidak mencantumkan harga kamar Karena harga kamar akan dicantumkan pada master bill untuk rombongan.

b.       Slip tamu rombongan tidak mencantumkan alamat dan sebagai gantinya adalah nama dari rombongan tersebut.

c.       Kebangsaan dari tiap – tiap anggota tamu rombongan adalah disesuaikan dengan kebangsaan dari pimpinan rombongannya  .

4.Guest  In the House List

                     Daftar tamu tinggal di hotel merupakan daftar yang mencantumkan semua tamu yang tinggal di hotel     pada waktu itu. Dasar untuk membuat laporan ini adalah informasi yang diperoleh melalui slip rak kamar. Semua informasi seperti yang disebutkan dibawah dikutip langsung dari slip rak kamar. Laporan ini dibuat malam hari dan dikirim malam hari pada hari berikutnya keberbagai departemen sebagai informasi tentang tamu – tamu yang tinggal di hotel. Adapun informasi ayng dicantumkan pada daftar tamu tinggal dihotel antara lain nomor kamar, nama tamu, jumlah tamu dalam kamar, tanggal keberangkatan, dan catatan khusus misalnya VIP.

Contoh daftar tamu tinggal di hotel

                   5.Room Count Sheet

                   Perincian penjualan kamar merupakan laporan hasil penjualan kamar dalam waktu 24 jam. Dibuat berdasarkan informasi status kamar pada room rack. Dalam formulir perincian penjualan kamar tercantum informasi sebagai berikut :tanggal laporan dibuat, jumlah kamar, jumlah orang, harga kamar.

Jumlah kamar adalah semua kamar hotel yang tersedia disusun berurutan dan sesuai dengan pengelompokannya, misalnya berdasarkan kelompok lantai atau berdasarkan kelompok lokasi. Jumlah orang adalah jumlah tamu yang tinggal dalam kamar dirinci atas dewasa dan anak.

Harga yang dicantumkan untuk masing – masing kamar adalah harga yang dibayar oleh tamu untuk sewa kamar satu malam sudah termasuk jasa pelayanan (service charge) dan pajak (government tax).

Contoh formulir perincian penjualan kamar untuk sebuah hotel berlantai dua dengan 50 buah kamar

            6 Room Sales Recapitulation

                Rekapitulasi penjualan kamar adalah laporan rangkuman pendapatan kamar selama 24 jam dan data - data statistik penjualan kamar. Laporan ini dibuat setiap hari bedasarkan laporan perincian penjualan kamar untuk hari yang sama. Jadi setelah laporan perincian kamar selesai disusun barulah dilanjutkan penyusunan laporan rekapitulasi penjualan kamar. Laporan rekapitulasi penjualan kamar dirancang sesuai dengan keperluan hotel. Secara garis besarnya laporan ini mencakup kelompok informasi seperti :

a.Ringkasan pemakaian kamar dan hasil penjualannya.

b.Statistik tentang kamar dan tamu.

c.Uraian tentang tamu complimentary.

Proses menyusun rekapitulasi penjualan kamar adalah sebagai berikut :

d.Buat konsep terlebih dahulu.

e.Sediakan laporan perincian penjualan kamar hari itu yang akan dijadikan dasar pembuatan laporan rekapitulasi penjualan kamar.

f.Sediakan juga laporan rekapitulasi penjualan kamar hari sebelumnya.

g.Informasi yang akan dicantumkan sebagian dikutip langsung dari perincian penjualan kamar, laporan rekapitulasi penjualan kamarsebelumnya dan sebagian dengan melakukan perhitungan terlebih dahulu, dan selebihnya dikutip dari room rack